9 vuistregels om uw mailbox beter te beheren

Voor u er erg in hebt, ontaardt uw mailbox in een ondoorzichtig kluwen. Met deze regels schept u orde in de chaos en houdt u uw mailverkeer leefbaar.

1 Begin met te wissen!

Een gouden regel: als u uw mailbox opent, begin dan – nog voor u nieuwe mails leest – met de berichten te wissen die u toch nooit zult lezen. Hinderlijke reclameboodschappen, automatische antwoorden, mails in het Chinees en berichten van ambassadeurs die u vijf miljoen dollar willen storten vanaf een bankrekening in Abidjan. Val niet voor een nutteloos nieuwtje dat u tijd doet verliezen.

2 Mik op een ‘nul-inbox’

Omdat we van nature lui zijn, hebben we de neiging om alle berichten in de inbox te laten zitten. Maak uzelf nooit wijs dat u die ene mail morgen wel zult behandelen en dat andere bericht wel kan wachten. Het werkt niet! Uw goede daad moet erin bestaan elke dag uw inbox volledig leeg te maken. Door te wissen wat weg kan, door te antwoorden waar nodig en door nuttige mails te bewaren in specifieke mappen. Wat ons naadloos bij punt drie brengt.

3 Maak mappen aan, maar niet te veel

Wilt u uw inbox helemaal legen, dan moet u nuttige mails natuurlijk elders onderbrengen. Maak daarom verschillende mappen aan (familie, werk, vrienden, facturen, te behandelen mails...). Plaatst er de mails in naarmate u ze leest. Wees gerust: met de zoekfunctie kunt u, indien nodig, het geheel van uw mappen doorzoeken. Overdrijven is nergens goed voor: vermijd dus een wildgroei aan mappen. Een tiental mappen, misschien iets meer, is het absolute maximum. Zo niet dreigt u zich erin te verliezen.

4 Wees zuinig met filters

Met sommige mailprogramma’s (zoals Outlook) kunt u uw boodschappen filteren op basis van het onderwerp van de mail. Als uw kleinzoon elke dag een mail stuurt ‘voor opa’, dan zal de filter die u aanmaakt hem automatisch opslaan in de map ‘kleinzoon’. Een filter kan mails ook indelen op basis van het mailadres of de domeinnaam (Plusmagazine.be) van de afzender.

Op die manier belanden alle steeds terugkerende mails van bekende bronnen automatisch in de map die u hen toewijst. Dat is praktisch, maar als u 20 filters aanmaakt, moet u ook 20 mappen openen en checken. Het voordeel is dat elke map de ongelezen mails in vet aangeeft.

5 Ga bij elke mail meteen tot actie over

Stel niet uit tot morgen wat u vandaag kunt doen. Als u écht niet onmiddellijk kunt antwoorden of een actie ondernemen, duid het bericht dan als ‘ongelezen’ aan. Zo blijft het in het vet staan en bent u zeker dat u het niet vergeet.

Andere mogelijkheid: maak een map met nog te behandelen mails aan (zie punt drie) maar zorg ervoor dat ook die niet binnen de kortste keren ontaardt.

6 Vermijd dwangmatig mails checken

Wanneer u uw computer een paar uur aan een stuk gebruikt, check uw mails dan slechts om de 30 minuten tot een uur. Niet vaker. De meesten onder ons hebben de neiging om hun mails altijd meteen te lezen. Dat leidt ons nodeloos af. U kunt beter een moment uittrekken voor uw mailbox en hem dan weer sluiten.

7 Maak automatische antwoorden aan

We hebben allemaal meer dan één petje: ouder, werknemer, vriend, lid van een vereniging... Maak verschillende handtekeningen aan met de contactgegevens die bij dat profiel horen. Bij elke mail volstaat het dan om die handtekening toe te voegen die past bij de bestemmeling. Al dan niet met routeplannetje. Zo boekt u een niet onaanzienlijke tijdswinst.

8 Wijzig de onderwerptekst van uw ontvangen mails

De meeste mailprogramma’s laten toe om het onderwerp van ontvangen mails te veranderen. Mails over een nakend verjaardagsfeestje kunnen, afhankelijk van de afzender, een ander onderwerp hebben (verjaardag, Gilbert, feest). Als u ze systematisch vervangt door hetzelfde woord (verjaardag) kunt u nadien met één zoek- opdracht makkelijk alle berichten terugvinden.

9 Beheer uw spammails

Om te vermijden dat u de spammails die door de spamfilter geraken alsnog manueel moet verwijderen, klikt u op de rechter muisknop. In de meeste mailprogramma’s zal een rolmenu u toestaan om spammails te klasseren bij de ongewenste mails. Dat levert dan alweer een paar afzenders op waar u zich niet meer aan kunt ergeren. Jammer dat hun plaats meteen door andere wordt ingenomen.

Jean-Claude Verset