Hoelang moet je documenten bewaren?

Bijhouden of weggooien? Niet alle documenten moet je levenslang bewaren. Dit overzicht helpt je bij je keuze.

Je krijgt een aanmaning van de gemeente omdat je drie jaar terug de factuur voor de huisvuilophaling niet hebt betaald, waarvoor je geen herinnering kreeg. De medewerker op de gemeente weet je te vertellen dat je verondersteld wordt om betalingsbewijzen vijf jaar bij te houden. Hij heeft gelijk.

Omgekeerd. Je krijgt een ziekenhuisfactuur 30 maanden na een ingreep. Je moet die niet meer betalen, ook al krijg je een aanmaning van een deurwaarder. Want een ziekenhuisfactuur verjaart na twee jaar.

Documenten bijhouden doe je dus vooral om ze als bewijs te gebruiken. En dat kan in twee richtingen gaan: ofwel wil je bewijzen dat je een betaling wel degelijk hebt uitgevoerd, ofwel dat iemand jou nog geld schuldig is. Hoelang je bepaalde papieren moet bijhouden, hangt dus af van het soort document. Maar als algemeen principe geldt dat als de verjaringstermijn verstreken is, je het document niet meer kunt gebruiken om je gelijk te bewijzen.

Belangrijk is ook dat je een factuur bewaart in de vorm waarin je ze gekregen hebt. Krijg je de factuur digitaal toegestuurd, dan moet je ze ook zo bewaren.

Nog altijd het noorden kwijt in paperassenland? Tijd voor een overzicht – in alfabetische volgorde – van de meest gangbare documenten en hoe lang ze te bewaren. Sommige termijnen zijn opgenomen in de wet, andere zijn gebaseerd op het gebruik.

Bank

Rekeninguittreksels. Vijf jaar voor alle betalingen van diensten, energie (gas, elektriciteit, internet, ...) en honoraria. Doe je aan e-banking, kijk dan of je bij je bank uittreksels tot vijf jaar kunt opvragen. En hou ze langer bij als je moet kunnen aantonen dat je een schuld hebt terugbetaald over een langere periode.

Hypothecaire lening (contract en bewijs van betaling). Tot twee jaar na de laatste aflossing.

Belastingen

Directe belastingen verjaren na vijf jaar, de termijn binnen dewelke ze betaald moeten zijn. De controletermijn voor belastingen is drie jaar maar sinds 2009 kan de fiscus tot zeven jaar teruggaan bij een vermoeden van fraude. Deze termijnen gelden voor de inkomstenbelasting én de btw. Hou alle fiscale documenten en bewijsstukken van kosten dus zolang bij.

Bouw/Renovatie

Documenten in verband met bouw- en renovatiewerken zijn belangrijk bij betwistingen. De overeenkomst met de architect, met de aannemer en alle facturen die met de bouw of renovatie te maken hebben, hou je tien jaar bij, te rekenen vanaf de definitieve oplevering.

Diploma’s

Je diploma houd je heel je leven bij. Je kan immers geen kopie van je diploma vragen, wel een attest dat je geslaagd bent.

Groepsverzekering/Pensioensparen

Contract. Je houdt het contract van je groepsverzekering bij tot de uitbetaling van het kapitaal.

Jaarlijks overzicht van reeds bijeengespaard kapitaal. Dit document moet je één jaar bijhouden, tot het volgende overzicht.

Honoraria

Honoraria van advocaten, notarissen, architecten. Vijf jaar bewaren: de verjaringstermijn om betaling te vragen is vijf jaar.

Huur

Documenten die te maken hebben met huur. De huurovereenkomst, de plaatsbeschrijving, de betalingsbewijzen van de huurwaarborg en de maandelijkse huur, een kopie van de opzeggingsbrief (mét ontvangstbewijs) hou je vijf jaar bij. De termijn begint telkens te lopen vanaf het einde van de huurovereenkomst. Bij een geschil hou je alles nog wat langer bij. Huurder en verhuurder hebben vijf jaar om een (onverschuldigde) som op/terug te eisen.

Kastickets

Voor kleinere bedragen. Hou kastickets één maand bij om te kunnen omruilen: meestal moet je omruilen binnen de 14 dagen tot één maand. Kastickets vormen ook een bewijs van aankoop bij diefstal of schade.

Doet jouw kasticket ook dienst als het garantiebewijs, dan hou je het bij zolang de garantietermijn loopt. De wettelijke garantietermijn voor elektrotoestellen, meubelen, enz. bedraagt twee jaar.

Tip. Kopieer het kasticket of scan het in, want soms vervaagt de inkt na een tijdje.

Medische documenten

Betalingsbewijzen van medische kosten bij de dokter kinesitherapeut, tandarts, het ziekenhuis, hou je twee jaar bij.

Je bloedgroepkaart, vaccinatiekaart, resultaten van onderzoeken, radiografieën, enz. houd je levenslang bij.

Notariële akten

Alle akten die voor een notaris worden verleden: een testament, een schenkingsakte, je huwelijkscontract of samenlevingsovereenkomst, een scheidingsovereenkomst,... Dit alles hou je levenslang bij.

Nutsvoorzieningen

Een energieleverancier kan voor zijn facturen vijf jaar teruggaan. Een factuur van meer dan vijf jaar oud hoef je dus niet meer te betalen. Sommige rechters brengen de verjaringstermijn terug tot één jaar.

Bij leveranciers van telefoniediensten hangt de termijn af van je contract, maar er wordt aangeraden je betalingsbewijzen vijf jaar bij te houden.

Onderhoudsuitkeringen, kinderbijslag

De begunstigde van een onderhoudsuitkering of kinderbijslag kan vijf jaar teruggaan. Wie de alimentatie betaalt houdt dus best vijf jaar de betalingsbewijzen bij.

Reizen

Facturen van een reisagentschap hou je twee jaar bij.

Verkiezingen

Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bijhouden van het bewijs dat je gestemd hebt. Maar twee maanden lijkt redelijk voor het geval er een betwisting is.

Verzekeringen (leven, overlijden, wonen, schade,...)

Contracten. Hou je verzekeringspolissen bij zolang de dekking duurt. Bij een conflict hou je het verzekeringscontract nog tien jaar langer bij.

Vergoedingen bij een schadegeval. Documenten hierover hou je tien jaar bij, en best nog langer als het gaat over medische schade die nog verdere gevolgen kan hebben.

Zeg je jouw verzekering op, hou dan drie jaar een kopie van je opzegbrief bij.

Vonnissen, arresten

Rechterlijke uitspraken hou je levenslang bij.

Werk

Arbeidsovereenkomsten hou je bij minstens de tijd dat je bij een onderneming werkt.

Maandelijkse loonfiches hou je bij tijdens het lopende jaar.

Jaarlijkse loonfiches en pensioenfiches moet je bijhouden tot je pensioen of zelfs levenslang.

Werkloosheid/ontslag

Je ontslagbrief hou je bij om aan de RVA te kunnen aantonen dat je onvrijwillig werkloos bent.

Werkloosheidsuitkeringen. De RVA heeft vijf jaar de tijd om onverschuldigde uitkeringen terug te vorderen. Je zal enkel de uitkering van de laatste 150 dagen moeten terugstorten, behalve bij fraude.

Wonen (aktes, bewijs van eigendom)

Aankoopaktes en eigendomsbewijzen hou je bij zolang je eigenaar bent. Een postinterventiedossier (PID), een dossier met alle documenten die nodig zijn bij eventuele latere werken aan het gebouw, blijft bij het huis als je het verkoopt.

Hou het bewijs dat je de schoorsteen hebt laten reinigen best één jaar bij.