Brieven schrijven in Word

30/07/09 om 00:00 - Bijgewerkt om 00:00

Een brief steeds presenteren volgens de regels der kunst, wordt kinderspel als u in Word een sjabloon aanmaakt. Alles staat dan precies waar en hoe u het wilt.

Dit artikel is van toepassing voor Micrososft Word 2003. Andere versies kunnen op sommige punten licht verschillen.

De briefwizard in Word gebruiken

Word bezit een functie waarmee u heel eenvoudig een verzorgde brief kunt maken.

  • Open in Word een nieuw document.
  • Klik op Extra en vervolgens op Wizard brief.
  • Klik op het eerste tabblad Briefopmaak.
  • Wilt u dat de juiste datum automatisch bovenaan e brief verschijnt, dan vinkt u het hokje voor datumregel aan. Met het pijltje rechts naast de datum kiest u de manier om de datum oor te stellen die uw voorkeur geniet.
  • Bij Pagina-ontwerp kiezen, kunt u kiezen tussen een 'eigentijdse brief', een 'elegante brief' en een 'professionele brief'. Probeer ze de eerste keer alle drie eens, zo ziet u meteen het verschil.
  • Vink het hokje voor 'Voorbedrukt briefhoofd' aan om een briefhoofd te creëren.
  • Vervolgens gaat u naar het tabblad Geadresseerde. Daar vult u de gegevens in van de persoon voor wie de brief bestemd is.
  • Op dit tabblad kiest u ook de vorm van de aanhef.
  • Tenslotte gaat u naar het tabblad Afzender
  • Hier vult u uw eigen naam en adres in.
  • Met het pijltje naast 'Afsluitende woorden' kiest u voor de gewenste formulering.
  • U kunt hier ook nog aangeven hoeveel bijlagen u aan de brief toevoegt.
  • Als dit allemaal klaar is drukt u op OK.
  • Het enige at u nu nog te doen blijft, is in het document op de plaats waar aangegeven is 'Typ uw tekst hier' de tekst van uw brief intypen.

Een eigen sjabloon aanmaken

  • Open in Word een nieuw document.
  • Klik in de menubalk op 'Invoegen' en 'Datum en tijd'
  • Onder 'Mogelijke notaties' kiest u de manier om de datum voor te stellen die uw voorkeur geniet. Rechts onderaan vinkt u het hokje aan 'Automatisch bijwerken' zodat de datum steeds automatisch wordt aangepast. Klik dan op OK.
  • Vervolgens klikt u in de menubalk op 'Beeld' en 'Koptekst en voettekst'. Met de werkbalk bepaalt u of u de koptekst bijvoorbeeld rechts of links wil uitlijnen.
  • Wilt u een logo toevoegen, bijvoorbeeld als u brieven verstuurd voor uw hobbyclub, dan doet u dat via 'Invoegen' in de menubalk en vervolgens 'Illustratie' als u een standaardafbeelding uit Word wilt gebruiken ofwel op 'Uit bestand' om het logo op te halen daar waar het op uw harde schijf opgeslagen is. Hebt u het logo gevonden, klik dan op 'Invoegen'. Klik met de cursor naast het logo en typ de naam en het adres van uw vereniging in. Indien u dat wenst past u met de werkbalk het lettertype en de lettergrootte aan.
  • Als voettekst kunt u eventueel een vaste afsluitingsformule en uw ingescande handtekening op de juiste plaats toevoegen.
  • Sluit tenslotte de werkbalk 'Koptekst en voettekst' af door op 'Sluiten' te klikken.
  • Rest u nu het sjabloon op te slaan zodat u het telkens weer kunt gebruiken als basisstructuur voor uw brief.
  • Klik op 'Bestand' en 'Opslaan als'.
  • Geef uw document een duidelijke bestandsnaam in het vakje 'Bestandsnaam'.
  • Klik op het pijltje rechts van het hokje 'Opslaan als' en kies daarin 'Documentsjabloon.
  • Klik tenslotte op 'Opslaan' om het sjabloon op te slaan. Sjablonen worden standaard opgeslagen in een mapje met de naam 'Sjablonen'. Voortaan kunt u voor elke brief met een sjabloon aan de slag gaan zodat de schikking van uw brief steeds dezelfde is.

Onze partners